Comment vos clients modifient ou annulent leur réservation

Le lien « Gérer ma réservation »

Chaque e-mail de confirmation contient un seul lien « Gérer ma réservation » par achat. Il suffit : votre client n’a ni compte à créer ni code à saisir. Ouvrir le lien n’annule rien.

Le lien mène à une page qui regroupe tout ce que votre client a acheté en une fois (par exemple deux cours et un stage pris dans le même panier). Pour chaque objet, il voit :

• le nombre de places (par exemple « 1 place sur 2 » après une annulation) ;
• la date, les séances d’un stage et le lieu ;
• le moyen de paiement et le montant payé ;
• une seule ligne d’annulation : la date limite tant qu’il est dans le délai (« Annulable jusqu’au vendredi 6 novembre à 10 h »), « Délai d’annulation dépassé » une fois le délai passé, « Annulation possible » si rien n’a été payé, ou ce qui empêche d’annuler en ligne (« Réservation annulée », « Séance commencée », « Stage commencé »).

Modifier ou annuler une réservation

1. Votre client clique sur « Gérer ma réservation », en bas de la page. Chaque objet a alors son sélecteur de places, comme dans le panier :
   • « Retirer une place » annule une place ; la place de la personne qui a réservé part en dernier ;
   • à 0, l’objet entier est annulé ;
   • « Tout annuler » met tout à 0 d’un seul geste.
2. Sous chaque objet, il voit ce qui lui sera rendu, et le montant rendu au total.
3. Il clique sur « Enregistrer les modifications ». La fenêtre « Vos modifications » récapitule, objet par objet, ce qui est annulé et ce qui est rendu.
4. Il clique sur « Confirmer ». Rien ne change avant ce clic ; « Revenir » lui permet de corriger.

Il peut modifier sa réservation jusqu’au début de la séance ; pour un stage, jusqu’au début de sa première séance.

Hors délai, votre client peut encore annuler, sans remboursement, que l’objet ait été réservé seul ou avec d’autres dans le même panier. La page le lui indique sous l’objet : « Délai d’annulation dépassé : annulation possible, sans remboursement », ou « … sans recrédit sur votre carnet » pour une séance payée avec un carnet.

Vous ne pouvez pas désactiver cette possibilité : elle découle de la politique d’annulation, obligatoire sur chaque objet (voir Choisir vos conditions d’annulation).

Ce qui est rendu à votre client

Ce que votre client voit avant de confirmer dépend de vos conditions et de son paiement :

• par carte bancaire, dans le délai : « 45,00 € seront remboursés sur votre carte bancaire. » (le prix payé, frais de service non remboursés) ;
• avec une carte cadeau et une carte bancaire, dans le délai : la carte cadeau est recréditée en premier, puis le reste est remboursé sur la carte bancaire, une phrase par moyen, puis le total : « 20,00 € seront recrédités sur votre carte cadeau. 23,00 € seront remboursés sur votre carte bancaire. Rendu au total : 43,00 €. » ;
• avec une carte cadeau, dans le délai : « 28,00 € seront recrédités sur votre carte cadeau. » ;
• avec un carnet, dans le délai : « 1 séance sera recréditée sur votre carnet. » ;
• avec un carnet, hors délai : « Cette séance ne sera pas recréditée sur votre carnet. » ;
• par carte bancaire ou avec une carte cadeau, hors délai ou non remboursable : « Aucun remboursement : votre place sera libérée. » ;
• sur place, déjà payé : « Votre organisateur vous remboursera directement. » La vente passe alors « À rembourser » dans votre espace Round : c’est vous qui rendez l’argent (voir Encaisser vos paiements sur place) ;
• sur place, pas encore payé : rien à rendre, et le montant à régler sur place baisse d’autant ;
• gratuit : « Aucun montant à rendre. »

Quand le remboursement ne peut pas partir tout de suite, votre client lit « Votre remboursement est en cours. » : il part dès que possible, sans rien à faire de votre côté.

Ce qui ne se modifie pas en ligne

• Annuler une partie des places n’est possible que dans le délai, et seulement si ces places sont remboursées ou si rien n’a été encaissé. Sinon, l’objet s’annule seulement en entier : son sélecteur passe directement à 0.
• Un stage forme un tout : ses places s’annulent pour toutes ses séances à la fois, jamais séance par séance.
• Une séance commencée, ou une réservation déjà remboursée par vous, ne se modifie plus en ligne.

Dans ces cas, la page l’indique à votre client, et l’invite à vous contacter si besoin. Vous pouvez alors agir depuis votre espace Round : voir Annuler et rembourser depuis votre espace Round.

Ce qui se passe quand votre client confirme

Chaque confirmation déclenche tout en une seule fois, quel que soit le nombre de places ou d’objets annulés :

• votre client reçoit un seul e-mail, qui récapitule ce qui est annulé et ce qui lui est rendu ;
• vous recevez un seul e-mail récapitulatif : l’alerte « Annulation client » est toujours envoyée, car elle concerne vos remboursements ;
• les places sont libérées, et les inscrits à la liste d’attente sont prévenus (voir La liste d’attente de vos événements) ;
• quand une réservation est annulée en entier, une notification apparaît sur l’accueil de votre espace Round, avec le nom du client et le montant remboursé s’il y en a un.